Pikkujoulut ovat takana, joululahjat ja valmistelut täyttävät kalenterit ja samaan aikaan pitäisi saada vuosi pakettiin. Projektit ovat kesken, hankkeet elävät omaa rytmiään ja inbox muistuttaa jatkuvasti asioista, jotka vielä pitäisi tehdä ennen vuodenvaihdetta.

Vuoden loppu on monessa organisaatiossa enemmän tasapainoilua kuin suorittamista. Kyse ei ole vain siitä, mitä ehditään tehdä, vaan ennen kaikkea siitä, mitä päätetään jättää seuraavan vuoden puolelle – tietoisesti tai tiedostamatta.

Kaikkea ei tarvitse, eikä pidä, saada valmiiksi

Kaikkia projekteja ei ole järkevää puristaa maaliin joulukuussa. Osa hankkeista on luonteeltaan sellaisia, että niiden loppuunsaattaminen vaatii aikaa, läsnäoloa ja päätöksentekoa – asioita, joita vuoden viimeisiltä viikoilta usein puuttuu. Lomakausi katkoo aikatauluja, avainhenkilöt ovat poissa ja keskittyminen on väistämättä muualla.

Silloin fiksuin päätös ei ole kiirehtiä, vaan pysähtyä ja arvioida:

– Mitkä asiat täytyy päättää sopimusteknisesti tämän vuoden puolella?

– Missä hankkeissa jatkuvuus on turvattu esimerkiksi puitesopimuksen ansiosta?

– Missä projekteissa loppuvuoden tekeminen toisi enemmän riskiä kuin hyötyä?

Sopimukset määrittävät rytmin – mutta eivät kaikkea

Joissain hankkeissa vuodenvaihde on ehdoton rajapyykki. Budjetit, sopimuskaudet ja laskutusperusteet pakottavat tekemään päätöksiä. Toisissa taas puitesopimus tai jatkuva palvelumalli mahdollistaa luontevan jatkumon ilman keinotekoista pysäytystä tai kiirehtimistä.

Oleellista on erottaa nämä toisistaan. Kun kaikki niputetaan “pakko saada valmiiksi” -kategoriaan, syntyy helposti kiire, joka kostautuu alkuvuodesta korjausliikkeinä.

Vuodenvaihde on myös ihmisiä varten

Projektit eivät elä irrallaan ihmisistä. Vuodenvaihteeseen osuu väistämättä lomia, katkonaisia työviikkoja ja tarve palautua. Jos tämä unohdetaan suunnittelussa, seurauksena on helposti epärealistinen aloitus tammikuussa – väsyneet tiimit ja puolivalmiit päätökset.

Hyvä projektinhallinta tunnistaa tämän ja käyttää loppuvuotta myös valmisteluun: dokumentointiin, suunnan kirkastamiseen ja realistiseen aikataulutukseen seuraavaa vuotta varten.

Hyvä päätös on usein parempi kuin nopea päätös

Vuoden päättäminen ei tarkoita kaiken valmiiksi saattamista. Se tarkoittaa hyvien päätösten tekemistä: mihin vedetään viiva, mitä jatketaan hallitusti ja mitä valmistellaan rauhassa ensi vuoteen.

Mäes Konsultoinnilla näemme usein, että juuri nämä päätökset ratkaisevat, alkaako uusi vuosi hallitusti vai korjausvelkaa maksamalla.

Vuodenvaihde ei ole vain deadline.

Se on mahdollisuus tehdä asiat hieman fiksummin.