Moni projekti lähtee liikkeelle hyvillä suunnitelmilla ja realistisella aikataululla. Sitten joku keksii “pienen lisäyksen”, joka olisi hyvä tehdä samalla – “kun nyt kerran ollaan tässä”. Kuulostaa tutulta?
Scope muuttuu harvoin kerralla isosti. Yleensä se tapahtuu pieninä, perusteltuina päätöksinä: lisätään yksi raportti, vaihdetaan toiminnallisuus, tuodaan mukaan uusi integraatio. Yksittäin ne näyttävät harmittomilta, mutta yhdessä ne voivat muuttaa projektin aikataulun ja kustannusrakenteen täysin.
Mitä riskejä scopen muutoksista syntyy?
Kun muutos venyy tai työlästyy odotettua enemmän, se alkaa heijastua muihin osiin projektia:
- Aikataulu pitenee – ja muut riippuvuudet siirtyvät mukana.
- Kustannukset kasvavat – usein ensin piilossa, kun lisätyöt hoidetaan “ohimennen”.
- Tiimin kuormitus kasvaa – epäselvyydet ja venyminen syövät motivaatiota.
- Luottamus rakoilee – sidosryhmät alkavat epäillä, hallitaanko kokonaisuutta enää.
Erityisen vaarallista on, jos “pieni muutos” kuuluu isompaan kokonaisuuteen. Kun se viivästyy, koko projekti pysähtyy odottamaan. Tästä muodostuu helposti ns. dominoefekti – aikataulu ja kustannukset karkaavat käsistä, vaikka muutos itsessään oli aluksi mitätön.
Miten tähän voi varautua?
- Tunnista muutokset ajoissa. Jokainen muutos kannattaa kirjata, arvioida ja priorisoida – vaikka se tuntuisi pieneltä.
- Arvioi vaikutukset realistisesti. Kuinka paljon työtä muutos todella vaatii, ja mitä se siirtää? “Pieni lisäys” on usein kaikkea muuta kuin pieni.
- Pidä scope näkyvillä ja hallinnassa. Selkeä muutoshallintaprosessi ei ole byrokratiaa, vaan projektin turvaverkko.
- Kommunikoi avoimesti. Kun kaikki ymmärtävät muutosten syyt ja vaikutukset, yllätykset pysyvät kurissa.
Pahimmat seuraukset syntyvät salakavalasti
Useimmat projektit eivät kaadu yhteen isoon virheeseen, vaan kymmeniin pieniin päätöksiin, joita ei hallittu. Kun scope venyy huomaamatta, hallinta katoaa vähitellen – ja lopulta kaikki kiirehtivät korjaamaan jälkiä.
Siksi hyvä projektijohto ei tarkoita sitä, ettei muutoksia koskaan tehdä.
Se tarkoittaa sitä, että ne tiedostetaan, arvioidaan ja hallitaan ennen kuin ne hallitsevat meitä.
Mäes Konsultointi
Hallittuja IT-muutoksia. Ilman yllätyksiä.